thebirdy.com ist ein neuer Webdienst der die Ausgabenerfassung so einfach wie möglich macht. Vielen Menschen fällt es schwer den Überblick über ihre Ausgaben zu behalten, weniger aus Willensschwäche sondern weil sie es in der Hektik des Alltags schlicht und einfach vergessen. Und schon ist wieder ein Monat rum an dessen Ende kein Geld mehr auf dem Konto ist und man nicht weiß wofür man es ausgegeben hat.

thebirdy.com versucht das zu ändern. Die Kommunikation mit dem Dienst kann vollkommen über Mail geschehen. Der Vogel schickt jeden Abend eine Mail in der man erinnert wird seine Ausgaben einzutragen. Auf diese Mail muss man nur antworten und schon werden die Ausgaben erfasst.

Die Antwort funktioniert dabei nach folgendem Schema:

€Betrag Beschreibung #Schlagwort #weiteres Schlagwort

Dabei fungieren die Schlagwörter als Kategorien, zum Beispiel so:

€10 Internetanbieter #internet

Mit mehreren Schlagwörtern kann man dann noch einfach Unterkategorien einrichten.

Durch die tägliche Erinnerung und die Möglichkeit per Mail die Ausgaben einzutragen hat jeder Smartphonebesitzer immer und überall die Möglichkeit seinem Cashflow auf die Spur zu kommen. Man muss nur die Erinnerungsmail auf einen Zeitpunkt legen an dem man immer Zeit hat und die Ausgaben des Tages auch schon getätigt wurden.

Vergisst man eine Eintragung oder wurde die Ausgabe nach der Mail getätigt kann man sie immer noch über das bequeme Webinterface in der gleichen Form nachtragen. Der sanfte Druck die Ausgaben täglich einzutragen wird erhöht indem das Programm die Anzahl der Tage an denen man etwas eingetragen hat als Streak misst.

Durch das Eintragen gewinnt man so einen schnellen Überblick und denkt vielleicht auch über den super leckeren Kaffee bei Starbucks oder die Schachtel Zigaretten nach die man schon wieder mal gekauft hat. Spätestens am Ende des Monats bekommt man nämlich die Gesamtrechnung präsentiert.

Die Daten kann man auch als .csv-Datei exportieren und so in das Finanztool seiner Wahl importieren. Der Import klappt aber aktuell nur wenn man vorher die csv-Datei an europäische Verhältnisse anpasst. Die Euro-Beträge in der Datenbank werden mit einem Punkt getrennt, wie beim Dollar üblich. Leider werden die Spalten auch mit einem Komma getrennt also erfordert das zwei Arbeitsschritte:

Mit einem Texteditor wie Notepad++ die Datei öffnen, Strg-H drücken für Suchen und ersetzen und dann alle Kommas durch Semikolons ersetzen, danach alle Punkte durch Kommas. Dann klappt auch der Import. Je nach Programm werden dann auch die Kategorien richtig übernommen oder das Trennzeichen muss noch neu gesetzt werden. Aber das macht man ja, wenn überhaupt, nur einmal im Monat und ist dann vielleicht die Aufgabe für ein Skript.

Auf jeden Fall kann man so seine Ausgaben gut im Blick behalten und wird auch erinnert. Der Dienst macht auf jeden Fall einen guten Eindruck, mal sehen wie es in einem Monat aussieht.

Das Leben des modernen Menschen ist von Ablenkung geprägt. Die wirklich wichtigen Dinge vergisst man schnell über die 128 neuen Mails in der Inbox oder dem neuesten Post auf Facebook. followupthen.com bietet dafür eine Lösung, man muss sich dafür noch nicht einmal von seiner Inbox lösen.

followupthen.com nutzt das Konzept der Wiedervorlage, Mails werden dann wieder zugestellt wenn sie wirklich wichtig sind und weitere Aktionen erfordern. Zum Beispiel wenn die wirklich wichtige Mail des alten Kumpels einen vormittags im Büro erreicht und man erst abends antworten kann.

Man kann den Dienst ohne Anmeldung auf verschiedenste Weise nutzen, die einfachste ist die Weiterleitung der betreffenden Mail an zeitraum@followupthen.com wobei man den Zeitraum dann in Englisch durch seinen eigenen ersetzt. Also zum Beispiel 2hours@followupthen.com oder 4weeks@followupthen.com. Alle möglichen Zeitformate findet man im How-To.

Das funktioniert auch in den Kopie oder Blindkopiefeldern, damit wird es möglich sich Mails auf die man eine dringende Antwort benötigt wieder vorlegen zu lassen. Nutzt man dabei das Kopie-Feld wird die Mail auch dem Empfänger noch einmal vorgelegt. Beim BCC- oder Blindkopie-Feld nur den Absender.

Das Ganze kann man auch nutzen um Kündigungstermine oder Testzeiträume zu überwachen. Nach einer bestimmten Testzeit wird bei vielen Diensten automatisch ein Abo für ein Jahr oder mehr fällig. Vergisst man rechtzeitig zu kündigen, meistens weil man den Service der angeboten wird sowieso nicht wirklich nutzt, fehlen wieder 30€ auf dem Konto.

Das kann man einfach umgehen indem man bei der Anmeldung eine Mail direkt an testzeitraum@followupthen.com mit dem Inhalt: „Testzeitraum für Service xyz läuft in 5 Tagen ab, jetzt kündigen?“ schickt. Zumindest denkt man dann noch einmal über das super tolle Angebot nach.

Um sicher zu gehen, dass keine Daten verkauft werden sollte man vielleicht auch darauf verzichten Mails mit sensiblen Informationen direkt weiterzuleiten, eine Erinnerung tut es dann vielleicht auch.

Hier geht es zur Seite: followupthen.com

Viele Aufgaben eines typischen PC-Benutzers wiederholen sich immer wieder. Dazu gehört auch das Entpacken von heruntergeladenen Archiven. Download-Ordner öffnen, Datei suchen, entpacken, entstandenen neuen Ordner öffnen sind drei Arbeitsschritte die auch ein Programm übernehmen kann. Dieses Programm heißt „Autowinrarzip“.

Autowinrarzip überwacht einen beliebigen Ordner, in meinem Fall D:\Downloads, in den alle Programme ihre Downloads ablegen. Danach muss man nur noch festlegen wie Autowinrarzip die Dateien behandeln soll. Für Archive ohne eigenen Hauptordner kann Autowinrarzip einen solchen mit dem Archivnamen anlegen, alle anderen werden einfach so entpackt. Außerdem löscht das Programm auf Wunsch direkt nach dem Entpacken die Archive und gibt so automatisch wieder Speicherplatz frei.

Das Programm bringt die benötigten Packer direkt mit, so sind keine weiteren Entpacker auf dem System mehr notwendig, so lange man nur Archive entpacken will. Einen Nachteil hat die Automatisierung allerdings. Das Programm überwacht den Download-Ordner im Hintergrund, verbraucht also stetig 0,01% Prozessorzeit. Auf schwachbrüstigen Einkern-Atom-Netbooks sollte man sich den Einsatz daher zweimal überlegen. Ansonsten geht der Zeitgewinn wohl schnell wieder verloren.

Hier noch ein Screenshot zum Programm:

Und hier der Link zur Downloadseite: http://awrz.org/

Gefunden via lifehacker.org

Nachtrag: Anscheinend hat das Programm noch so seine Probleme mit der neuen Version des .NET-Frameworks, nach dem Setzen des Kompatibilitätsmodus auf WinXP Service Pack 2 lief es aber problemlos.

Apps sind der Renner, mit dem Siegeszug der Apple-Geräte hat auch jeder andere Hersteller diesen Trend mittlerweile erkannt und stattet seine Geräte mit Anwendungen aus und stellt Entwicklungsmöglichkeiten bereit. Mittlerweile gibt es so viele davon, dass ein Überblick kaum noch möglich ist. Hier setzt Apps&Orange an.

Apps&Orange ist ein neuer Dienst der die Community abstimmen lässt welche App für welchen Zweck am besten geeignet ist. Dabei werden nicht nur iPhone/iPad und Android bedient, auch Webanwendungen und Programme für Windows und Mac finden sich in den Listen. Leider noch nicht für meinen Blackberry. So kann man sich inspirieren lassen und findet schnell die eine oder andere praktische App.

Der Dienst ist erst vor kurzem online gegangen, dementsprechend gering ist jedoch noch die Nutzeraktivität. Um das zu ändern kann ich noch bis zu 10 Leute einladen. Wer einen Kommentar hinterlässt bekommt die Einladung per Mail.

Wer sich weiter informieren will: http://www.appsandoranges.com/

Evernote ist ein praktisches Tool um seine Notizen und Dokumente auf allen Rechnern synchron zu verwalten. Nun kann ich mich auf die Suchfunktion verlassen um meine ganzen Notizen im Falle des Falles nach dem Passenden zu durchsuchen oder einen minimalen Workflow etablieren der die Arbeit mit den großen Datenmengen deutlich erleichtert.

Vor allem wenn die Notizen nicht nur der Archivierung dienen sondern aktiv weiterverarbeitet werden macht sich eine grundlegende Struktur schnell bezahlt. Auf die Spitze getrieben kann das Werkzeug dann schnell einem Zettelkasten luhmannscher Prägung avancieren, dass Texte durch semantische Anordnung quasi von selbst produziert

Ich versuche mich dabei an den Prinzipien von David Allens „Getting Things Done“ zu orientieren. Kernelement der Methode ist die „Inbox“, diese nimmt den ganzen Input eines Tages auf. Damit schafft man sich einen mehr oder minder überschaubaren Arbeitsvorrat. Diese Inbox erstellt man einfach als zusätzliches Notizbuch. Mit einem Rechtsklick kann man dieses dann unter Eigenschaften als Standard festlegen.

Ab da gehen alle gespeicherten Notizen ihren Weg in die Inbox und harren der Dinge die kommen mögen. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Notizen: Archivnotizen ohne vordergründigen Zweck und Notizen zu einem bestimmten Projekt.

Die erste Art der Notizen sollte nun getaggt werden. Dabei sind Schlagworte hilfreich die den Inhalt auf einer abstrakten Ebene näher beschreiben. Leichter gesagt als getan, am besten nimmt man keine Worte die in der Notiz selbst auch vorkommen. Die Tags(Schlagwörter) bilden sozusagen eine grobe Kategorisierung des Inhalts. Der Inhalt selber wird ja sowieso über die Notizensuche gefunden.

Im zweiten Schritt hat es sich für mich als praktisch erwiesen einen Archiv-Stapel anzulegen. Dazu legt man ein Notizbuch mit einer Archiv-Kategorie an, z.B. „Windows-Tipps“. Mit einem Rechtsklick kann man dieses Buch nun einem bereits existierenden Stapel hinzufügen oder einen neuen erstellen.

Die Stapel und Notizbücher haben weniger einen Wert für die Auffindbarkeit von Daten sondern eher für ihren semantischen Zusammenhang. Beim Blättern durch die Stapel wird man immer mal wieder etwas Neues entdecken oder einen längst verflogenen Gedankenblitz wieder aufleben lassen können. Sucht man eine bestimmte Notiz ist die Suche in fast jedem Fall überlegen.

Die zweite Art von Notizen, zu einem bestimmten Projekt, erfordert ein paar Arbeitsschritte mehr um die Unterlagen auffindbar zusammenzuhalten. Im ersten Schritt kommt wieder das Taggen, hier sollte mindestens der Projektname mit auftauchen. So lassen sich mit einem Klick alle relevanten Dokumente schnell anzeigen. Der Projektname wird später noch einmal wichtig.

Im zweiten Schritt folgt wieder der Stapel, diesmal auch zum Projekt. Diese Stapel kann man dann nach Belieben sortieren, ich nutze entweder die Sortierung nach Projektphasen oder nach Beteiligten sowie einem Notizbuch „1“. So steht es immer am Anfang des Stapels, dort finden sich die Freitextnotizen, Checklisten, Audionotizen usw. zum Projekt wieder.

Ist das Projekt abgeschlossen wird dieser Stapel bis auf das „1“-Notizbuch aufgelöst, die Notizen kommen ganz normal ins Archiv. Benötigt man sie später noch einmal wieder kann man sie schnell über das Projektschlagwort wiederfinden. Die Notizen ordnen sich dann aber inhaltlich wieder zu den anderen „normalen“ Notizen, so wird der semantische Zusammenhang wieder hergestellt.

So sieht man auch schnell den Stand der einzelnen Projekte, die Stapel mit einer einsamen „1“ sind abgeschlossen, die anderen bedürfen noch weiterer Pflege. Ist die Inbox dann leer kann man sich erst einmal entspannt zurücklehnen.

Insgesamt baut sich so ein recht strukturiertes Archiv auf, das schnell durchsuchbar ist aber in der knappen Freizeit auch mal zum Stöbern einlädt. Gleichzeitig behält man seine kleineren Projekte gut im Blick.